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Comunicación e Importancia de la comunicación

Se llama comunicación a la transmisión de información entre dos o más seres. Para comunicares el ser humano utiliza diversos sistemas de signos: auditivos, visuales, táctiles, olfativos y lingüísticos.

Comunicación proviene de la palabra latina Communis, que significa común, por tal motivo al comunicarse, se trata de establecer una comunidad con alguien.

La comunicación es un proceso de interacción social a través de símbolos y sistemas de mensajes que se producen como parte de la actividad humana.

Es una actividad inherente a la naturaleza humana que implica la interacción y la puesta en común de mensajes significativos, a través de diversos canales y medios para influir, de alguna manera, en el comportamiento de los demás y en la organización y desarrollo de los sistemas sociales. Se considera a la comunicación como un proceso humano de interacción de lenguajes que se encuentra más allá del traspaso de la información. Es más un hecho sociocultural que un proceso mecánico.

La comunicación, naturalmente, no se ha convertido en una disciplina académica, como la física o la economía; pero si ha alcanzado a ser un campo animado de investigación y teoría. Es una de las más activas encrucijadas en el estudio del comportamiento humano lo cual es comprensible, ya que la comunicación es un proceso, quizás el proceso social fundamental. Sin la comunicación, no existirían los grupos humanos y las sociedades. Difícilmente se puede teorizar o proyectar investigación en un campo cualquiera del comportamiento humano, sin hacer algunas suposiciones acerca de la comunicación humana.

Elementos de la comunicacion:

Los elementos que intervienen en un acto de comunicación son:

Emisor: Produce el mensaje y lo envía.

Receptor: Recibe el mensaje y lo interpreta.

Código: Conjunto de signos y reglas que el emisor y el receptor conocen y que sirven para codificar y decodificar el mensaje.

Mensaje: Enunciado enviado por el emisor y recibido por el receptor.

Canal: Medio físico por donde circula el mensaje.

Situación: Circunstancias psicológicas, sociales, emocionales, etc. que rodean al “E” y al “R” y que condicionan el mensaje e influyen en su transmisión y recepción.

Referente: Elemento, situación real a la que se “refiere” el emisor.

Ruido: Cualquier interferencia que, afectando a cualquiera de los demás elementos, produce el fracaso del acto de comunicación.

Estilos de la comunicación:

Existen distintos estilos de relación pero, a grandes rasgos, se pueden agrupar en tres modelos:

• Estilo agresivo:Se caracteriza porque expresamos pensamientos, sentimientos y opiniones de una manera inapropiada: amenazante, sin respetar al otro, o imponiendo nuestro criterio.

• Estilo pasivo:Se caracteriza porque no somos capaces de expresar abiertamente sentimientos, pensamientos y opiniones o lo hacemos con falta de confianza.

• Estilo asertivo.Este estilo implica respeto hacia uno mismo, al expresar nuestras necesidades y defender nuestros derechos así como respeto hacia los derechos y necesidades de los demás

Barreras que afectan la comunicación:

Existen tres tipos de categorías, que se presentan como barreras en una comunicación efectiva:

• AMBIENTALES: Estas son las que nos rodean, son impersonales, y tienen un efecto negativo en la comunicación, puede ser incomodidad física (calor en la sala, una silla incomoda, etc.) distracciones visuales, interrupciones, y ruidos (timbre, teléfono, alguien con tos, ruidos de construcción.)

• VERBALES: Estas son la forma de hablar, que se interponen en la comunicación, a modo de ejemplo: personas que hablan muy rápido, o no explican bien las cosas. Las personas que hablan otro idioma es obvia la barrera, pero incluso a veces nuestro propio idioma es incomprensible, por nosotros mismos, ya sea por diferencia de edad, clases sociales, nivel de educación he incluso entre dos profesionales, de distinto interés, como ejemplo: un medico, no podría hablar de temas medicinales con un ingeniero, sino solo con un colega o persona relacionada, con la salud. El no escuchar bien, es otro tipo de barrerá verbal, cuando no existe atención.

• INTERPERSONALES: Es el asunto entre dos personas, que tienen efecto negativo en la comunicación mutua. Estas barreras interpersonales más comunes, son las suposiciones incorrectas, y las percepciones distintas

Comunicación Eficaz

Si es una entrevista de trabajo, una negociación del sueldo con su jefe o la raza para la casa blanca - el elegir comunicarse con eficacia le asegurará se oye la manera que usted desea ser oído. La comunicación eficaz no es una respuesta refleja así que puede ser difícil de utilizar sino que puede ser aprendida, ser practicada y ser dominada afortunadamente. Este artículo apunta explicar cuáles es la comunicación eficaz, porqué es así que importante y también proveer de usted 10 extremidades a la comunicación eficaz.

Comunicación ineficaz:

El diálogo y el intercambio de puntos de vista diferentes sobre una situación problemática abre una brecha en ese círculo en el que un conflicto puede envolver y afectar a un individuo o a un grupo familiar o social.
Cuando los problemas cotidianos que afectan la relación entre las personas no son resueltos suele ocurrir que, progresivamente, crece la ansiedad y el malestar.
Si una persona se siente molesta con su cónyuge, pero no se lo dice, así como tampoco sus motivos, no podrá luego responsabilizarlo porque no le planteó aquello que sentía. El que se encuentra afectado debe ocuparse por si mismo del tema que le molesta. Y además, conviene hablar antes de que el problema se convierta en una carga insostenible.
Muchas veces por temor a las respuestas imaginadas en el otro una persona no se anima a decirle lo que necesita perdiendo -en consecuencia- su derecho a expresarse.
Por querer evitar un problema se produce otro que se agrega y agrava al anterior.
Si este mecanismo se repite como modo de funcionamiento, la relación se perturba y se instala un malestar crónico manifestado con el paso del tiempo en forma de reproches, intolerancias, enojos, rencores, derivados todos de aquel problema primero no resuelto.
Lo que pudo ser un simple malentendido provoca no pocos problemas entre los seres humanos, de variado grado de gravedad.
Dificultades en la comunicación de todos los días y su reiteración pueden significar para una persona no sentirse escuchada o sentirse sola o no comprendida o no querida.
El ser humano es el único que puede comunicarse con seres de su misma especie a través de las palabras, las que son necesarias para socializarse, para relacionarse con los demás. Otros seres pertenecientes a la escala animal tienen diferentes sistemas de comunicación, pero no emiten palabras y menos aún les asignan significados o estructuran con ellas un lenguaje complejo con sintaxis y reglas propias.

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Rumorología

En todas las Organizaciones existen dos tipos de comunicación, la formal y la informal. Ambas son igualmente importantes y trascendentes para que la transmisión de información dentro de la organización sea eficaz, y esta eficacia depende de la elección del canal de transmisión adecuado y de un uso correcto. Por ejemplo, ¿no es más efectivo solucionar un problema con un compañero de otro departamento cara a cara que vía telefónica?
Dentro de las empresas la comunicación informal tiene especial atracción y se practica con frecuencia, posiblemente por el efecto de cohesión grupal que genera entre las personas, fortaleciendo la cultura existente en la Organización. Además, se trata de otro cauce de transmisión de información que sirve de apoyo para la generada desde los cauces formales, incrementando la rapidez de su transmisión.
Sin embargo, su principal inconveniente es que interpreta y reinterpreta la información "oficial" pero también inventa nueva información "no oficial", dando lugar a un conocimiento erróneo o ficticio sobre temas que afectan a la Empresa o a su plantilla con consecuencias nefastas para todos, si no se manejan y atajan convenientemente.
Por ejemplo, supongamos que la Dirección General de nuestra Empresa nos comunica que el próximo año va a cambiar la ubicación de la empresa a otra localidad cercana, pero no explica los motivos u objetivos que persigue con este cambio, ¿qué puede ocurrir? Pues que las personas afectadas por esta decisión comiencen a elucubrar y a generar rumores acerca de los motivos de tal cambio ("van a despedir a parte de la plantilla", "quieren reducir", "habrá un cambio en los puestos directivos".).
El mismo efecto se genera por la incorrecta utilización de los canales formales de comunicación bien por no emplearlos, bien por saltarse intermediarios en la cadena de transmisión, provocando de nuevo rumores con gran facilidad.
Por otro lado, la falta de confianza y entendimiento entre las personas, ya sea dentro de un mismo nivel jerárquico como entre niveles diferentes, genera un clima muy favorable para la creación y difusión de rumores.

Introduccion

Cuando hablamos de la tarea administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema del control, es una labor gerencial básica, que es considerada como una de las más importantes para una optimo trabajo gerencial.

En muchos casos de la vida real, observamos que existe el control en una organización, por ejemplo: cuando en un colegio, se entregan notas de un periodo estudiantil, el estudiante debe observar su rendimiento hasta ese momento, para ver si está cumpliendo con los objetivos y corregir cuando no se estén superando las expectativas.

El control es una parte fundamental de la administración, sirve para revisar que los resultados se estén consiguiendo y para mirar que elementos de la empresa producen buenos resultados o si por el contrario estorban. El control, nos servirá en nuestra vida empresarial y familiar, debido a que en algún momento necesitaremos vigilar que estemos consiguiendo lo que queremos. Esto demuestra la importancia de esta función administrativa.

Definicion

Podemos definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados reales obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional y tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición.

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Importancia

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

El control se emplea para:
1.Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

2.Enfrentar el cambio: Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

3.Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes.

4.Agregar valor: este valor agregado es la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

5.Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

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Objetivos

los objetivos:
1.Estandarizar el desempeño mediante inspecciones, supervisiones, procedimientos escritos o programas de producción.

2.Proteger los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala utilización, mediante la exigencia de registros escritos, procedimientos de auditoría y división de responsabilidades.

3.Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa, mediante entrenamiento de personal, inspecciones, control estadístico de calidad y sistemas de incentivos.

4.Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas posiciones o por los niveles organizacionales, mediante descripciones de cargos, directrices y políticas, normas y reglamentos y sistemas de auditoría.

5.Medir y dirigir el desempeño de los empleados mediante sistemas de evaluación de desempeño del personal, supervisión directa, vigilancia y registros, incluida la información sobre producción por empleado o sobre pérdidas por desperdicio por empleado.

6.Alcanzar los objetivos de la empresa mediante la articulación de éstos en la planeación, puesto que ayudan a definir el propósito apropiado y la dirección del comportamiento de los individuos para conseguir los resultados deseados.

Beneficios

1.Crea información precisa, que será útil para aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año en que estemos.

2.Reducción en el tiempo de captura y trámite de documentos.

3.Generación de reportes en formas mucho más ágiles.

4.Generación de documentos y datos para otros sistemas de manera sencilla.

5.Acceso desde cualquier lugar con internet.

6.Crear cualquier reporte es fácil de ejecutar, de acceso instantáneo y con una función para el diseño de reportes.

7.Proporciona los elementos para dar respuesta inmediata a todo el personal.

8.Se ahorran tiempos y esfuerzos en procesos.

9.Permite una interactividad entre los módulos administrativos.

10. Estadísticas en línea.

www.monografias.com/trabajos6/sicox/sicox.shtml

Ciclo

1era etapa Establecimiento de Estándares de Desempeño: Los estándares son unidades de desempeño deseados, y funcionan como parámetros de comparación contra los cuales evaluar el desempeño real. Es posibles establecer estándares para cualquier actividad: Financiera, operativa, legal, de beneficencia y otras. Toda organización se fija metas, en cuanto a rendimiento, innovación, satisfacción de grupo.

2da etapa Observación o Medición del Desempeño: En esta etapa se evalúan los niveles de desempeño, como por ejemplo: las Unidades producidas, días de ausencia, documentos archivados, muestras distribuidas y los mismos provienen de tres fuentes: Informes por escrito, informes orales y observaciones personales.
3era Etapa: Comparación del Desempeño con el Estándar: en este proceso el gerente evalúa el desempeño, en algunas actividades se admiten algunas pequeñas desviaciones del estándar, mientras que en otras la más leve puede ser grave. Por lo tanto los gerentes encargados del control deben analizar y evaluar los resultados con cuidado.

3era etapa Comparación del Desempeño con el Estándar: En este proceso el gerente evalúa el desempeño, en algunas actividades se admiten algunas pequeñas desviaciones del estándar, mientras que en otras la más leve puede ser grave. Por lo tanto los gerentes encargados del control deben analizar y evaluar los resultados con cuidado.

4ta etapa Tomar Medidas Correctivas: Este paso va a garantizar que las operaciones se ajusten donde sea necesario a fin de alcanzar los resultados que se planearon en un principio. Por lo común la acción correctiva es tomada por quienes tienen autoridad sobre el desarrollo real. Acción para corregir el desvío entre el desempeño real y el desempeño esperado.

www.monografias.com/trabajos12/cofas/cofas.shtml

Tipos

Control preliminar: Este tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.

Control concurrente: Este tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

Control de retroalimentación: Este se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

www.monografias.com/trabajos6/sicox/sicox.shtml

Caracteristicas

Diseño de Sistemas de Control Efectivos

Los sistemas de control efectivo maximizan los beneficios potenciales y minimizan los comportamientos disfuncionales.

son:
1.Establecimiento de estándares de desempeño validos: debe basarse en estándares validos y precisos de desempeño. debe tomar en cuenta el exceso de medidas que dan lugar a un control excesivo y a la resistencia de los empleados.

2.Suministro de información adecuada: La administración debe comunicarse en forma adecuada con los empleados para transmitirles la importancia y naturaleza del sistema de control. Las personas deben recibir retroalimentación acerca de su desempeño, esta los motiva y le da información que le permita corregir sus desviaciones de los estándares de desempeño.

3.Aseguramiento de la aceptación de los empleados: El sistema de control debe subrayar el comportamiento positivo y no enfocarse solamente en controlar el comportamiento negativo, así como también una de las mejores maneras de establecer estándares razonables y lograr así que los empleados acepten el sistema de control es establecer los estándares con la participación de ellos.

4.Utilización de enfoques múltiples: Deben incluir objetivos financieros y no financieros e incorporar aspectos de control preliminar, concurrente y retroalimentación.

www.monografias.com/trabajos34/control-calidad/control-calidad.shtml

Cualidades

Los sistemas de control eficientes tienden a tener ciertas cualidades en común; la importancia de estas cualidades varía con la situación, pero podemos generalizar que las características siguientes pueden hacer a un sistema de control más eficiente:

1.Precisión: Un sistema de control que genera información poco precisa puede dar como resultado fallas de la administración para tomar la acción cuando es necesaria o responder a un problema inexistente. Un sistema de control preciso es confiable y genera información valida.

2.Oportunidad: La mejor información tiene poco valor si se da atrasada. Por tanto, un sistema de control eficiente debe ofrecer información oportuna.

3.Economía: Un sistema de control debe funcionar de manera económicamente razonable.

4.Flexibilidad: Los controles efectivos deben ser bastante elásticos para ajustarse a los cambios adversos o aprovechar las nuevas oportunidades.

5.Comprensión: Un sistema de control difícil de comprender puede provocar errores innecesarios, empleados frustrados y por ultimo que sea ignorado.

6.Criterio razonable: Los criterios de control deber ser razonables y alcanzables, sin son demasiados altos o no razonables, ya no motivan, así mismo, los controles deben imponer criterios que desafíen y animen a las personas a alcanzar niveles de desempeño superiores sin desmotivar o alentar una decepción.

7.Ubicación Estratégica: Los administradores deben establecer controles en los factores que son estratégicos para el desempeño de la organización; los controles deben cubrir actividades, funciones y eventos críticos dentro de la organización.

8.Haga énfasis en la excepción: Debido a que los administradores no pueden controlar todas las actividades, deben establecer sus instrumentos de control estratégico de manera que dichos instrumentos puedan llamar la atención solo sobre las excepciones.

9.Criterio Múltiple: Los administradores y empleados en la misma medida buscaran "verse bien" en relación con los criterios que se controlan, si la administración controla mediante una sola medida como la utilidad de la unidad, el esfuerzo se dirigirá solo a salir bien sobre ese estándar.

10.Acción Correctiva: Un Sistema de control efectivo no solo señala cuando se presenta una desviación significativa en el estándar, también sugiere que acción se debe tomar para corregir la desviación.

www.monografias.com/trabajos34/control-calidad/control-calidad.shtml

El control y las areas funcionales

La ventaja de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar a las ejecuciones, tanto a nivel genérico como específico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria. El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de las subfunciones. Estas son las siguientes:

1.-Control de producción: La función del control de producción en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto.

2.-Control de calidad: se posesiona como una estrategia para asegurar el mejoramiento continúo de la calidad. Programa para asegurar la continua satisfacción de los clientes externos e internos mediante el desarrollo permanente de la calidad del producto y sus servicios. Concepto que involucra la orientación de la organización a la calidad manifestada en la calidad de sus productos, servicios, desarrollo de su personal y contribución al bienestar general. La definición de una estrategia asegura que la organización está haciendo las cosas que debe hacer para lograr sus objetivos. La definición de su sistema determinar si está haciendo estas cosas correctamente.

3.-Calidad de los procesos: se mide por el grado de adecuación de estos a lograr la satisfacción de sus clientes (internos o externos). Esto implica la definición de requerimientos del cliente o consumidor, los métodos de medición y estándares contra que comparar la calidad.

4.-Control de inventarios: Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.

www.monografias.com/trabajos24/control-produccion/